Buitengerechtelijke incassokosten afgewezen

Daar waar buitengerechtelijke incassokosten sinds de invoering van de nieuwe wet en bijbehorend besluit ter normering van de buitengerechtelijke incassokosten bij enkelvoudige overeenkomsten met consumenten al onduidelijkheid en wrevel opleveren, is het bij VvE’s en hun leden (de eigenaars) nog erger gesteld. Veel reglementen stellen dat alle kosten verbonden aan (onvrijwillige) inning van de periodieke bijdrage vergoed moeten worden door de schuldenaar. De praktijk is weerbarstiger: sommige rechters wijzen dit inderdaad toe, maar veel meer rechters verbinden aan de hoogte van de kosten een grens of wijzen de kosten integraal af. Voor 2012 werd die grens aan de kosten meestal bepaald aan de hand van het Rapport Voorwerk II, na die tijd wordt de grens vaak bepaald door de wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende besluit. Hoe de incassopraktijk de VvE’s voor onduidelijkheden stelt, blijkt eens temeer uit het in dit stukje te bespreken arrest.

In 2012 is een wijziging gekomen in de wijze waarop buitengerechtelijke incassokosten berekend worden en wanneer de schuldenaar deze aan de schuldeiser moet vergoeden. Voor 2012 werd gewerkt met een -niet-verplichte maar wel vaak gevolgde- staffel (bekend onder de naam Rapport Voorwerk II), waar veel afhankelijk was van de redelijkheid en billijkheid. Je kon pas incassokosten in rekening brengen als je daadwerkelijk meer werkzaamheden had verricht dan normaal werd geacht. Bovendien moest de hoogte van de kosten aannemelijk gemaakt worden.

Vanaf 2012 is er een wettelijk maximum gesteld aan de buitengerechtelijke incassokosten. Bovendien is bepaald vanaf welk moment de incassokosten verschuldigd zijn en welke handelingen dan minimaal verricht moeten zijn. Er dient sprake te zijn van een overeenkomst met een consument (particuliere natuurlijke persoon, die niet handelt in uitoefening van beroep of bedrijf), waar de betalingsverplichting uit voortvloeit. Om aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten, moet er minimaal een zogeheten 14-dagen-brief worden verstuurd. In deze 14-dagen-brief moeten de buitengerechtelijke incassokosten aangekondigd worden, maar ze mogen nog niet opgelegd worden. Bovendien moet er minimaal een termijn van 14 dagen gegund worden tussen de dag van versturen van de brief en het verstrijken van de betaaltermijn. Als er een 14-dagen brief is verstuurd, en betaling blijft achterwege, dan kan de schuldeiser aanspraak maken op het wettelijk maximum aan buitengerechtelijke incassokosten, zonder daarbij verplicht te moeten aantonen dat hij de kosten ook daadwerkelijk gemaakt heeft. Wel is het zo, dat als het om grotere bedragen aan buitengerechtelijke incassokosten gaat, de redelijkheid en billijkheid er weer aan te pas komt: aannemelijk gemaakt moet worden dat de buitengerechtelijke incassokosten daadwerkelijk gemaakt zijn.

Bij VvE’s is er veel onduidelijkheid: strikt genomen zou je kunnen zeggen dat aan het eerste vereiste (een overeenkomst met een consument) niet is voldaan: er geen sprake is van een overeenkomst tussen een VvE en haar leden. Een overeenkomst met een consument is namelijk een van de voorwaarden om de wettelijke regeling van toepassing te kunnen verklaren. Moet de wettelijke regeling dan buiten toepassing gelaten worden? En hoe zit het met de bepaling in elk modelreglement, die stelt dat alle kosten die gemaakt worden voor incasso van de periodieke bijdragen door de eigenaar vergoed moeten worden. Dit zorgt voor onzekerheid omtrent de buitengerechtelijke incassokosten. Kijk maar naar het volgende arrest.

In de onderhavige uitspraak heeft het Hof van Amsterdam de buitengerechtelijke incassokosten over een achterstand in periodieke bijdragen niet toegewezen, vanwege het ontbreken van een 14-dagen brief.

Wat speelt er?
Uit de uitspraak blijkt dat er sprake is van een achterstand in periodieke bijdragen en dat het niet de eerste keer is dat de VvE de eigenaar voor de rechter daarop moet aanspreken. In november 2012 is de eigenaar veroordeeld om zijn achterstand te betalen en uit het arrest blijkt dat hij dat ook heeft gedaan. Nadien is opnieuw een achterstand ontstaan, van €2225,55, waar de VvE gedaagde wederom voor in rechte heeft betrokken.

De kantonrechter heeft de vordering van de VvE in eerste aanleg afgewezen, omdat -kort gezegd- de eigenaar de vordering heeft betwist en de VvE naar het oordeel van de kantonrechter onvoldoende heeft gesteld en onderbouwd om de vordering te kunnen dragen.

In hoger beroep stelt de VvE, dat in het eerste verweer in eerste aanleg van de eigenaar (de conclusie van antwoord) de eigenaar de vordering heeft erkend: “de uiteindelijke specificatie van de nu openstaande bedragen en betalingen kloppen overigens (…) Ik stel voor dat het openstaande bedrag te betalen aan de VvE bedraagt: (…)”
In zo’n geval hoeft de VvE haar vordering niet verder te stellen en onderbouwen, omdat de eigenaar akkoord is gegaan met de hoogte van het gevorderde bedrag. Het hof gaat daarin mee en wijst daarom de vordering voor zover de eigenaar die heeft toegegeven toe, inclusief de gevorderde rente, die gelijk is aan de wettelijke rente.

Daarna komt aan de orde de overwegingen van het Hof terzake de buitengerechtelijke incassokosten. Het Hof overweegt dat de VvE en haar eigenaars een overeenkomst tot lidmaatschap zijn aangegaan, waardoor er sprake is van een situatie waarop de nieuwe wettelijke incassoregels van toepassing zijn. Uit het arrest kan opgemaakt worden blijkt vervolgens dat bij elke aanmaning is er aangegeven dat er incassokosten verschuldigd zijn. Aan de vereisten Het Hof stelt ook nog vast dat de wettelijke regeling inzake de incassokosten boven een reglementaire bepaling gaat. Oftewel de bepaling in het splitsingsreglement dat alle kosten voor rekening van de wanbetaler zijn, gaat niet op vanwege de wettelijke incassoregeling.

Ik vind het wat kort door de bocht om zonder meer te stellen, zoals het Hof doet, dat er sprake is van een overeenkomst tussen de VvE en de eigenaar. Immers, een eigenaar van een appartement is van rechtswege lid van de VvE, zonder dat er sprake is van wilsovereenstemming en een vorm van aanbod en aanvaarding. Er is geen sprake van een aanbod, dat aanvaard wordt, of van een mogelijkheid om dat lidmaatschap naar eigen inzicht vorm te geven of daarover losstaand van de aankoop van het appartementsrecht te beslissen. Daartegenover staat, dat er nog andere overeenkomsten van rechtswege zijn, zoals een overeenkomst van zaakwaarneming of tot ongedaanmaking, die ook worden aangemerkt als overeenkomst zonder dat je daar (bewust) voor kiest.

Los van deze vaststelling dat er sprake is van een overeenkomst had mijns inziens het Hof een andere weg kunnen bewandelen: in het rapport BGK-Integraal wordt aangeraden dat de wettelijke regeling inzake incassokosten voor zover mogelijk analoog zal worden toegepast op andere (min of meer vergelijkbare) situaties waar een vordering onbetaald wordt gelaten. Dit rapport (BGK-Integraal) wordt door veel rechtbanken en hoven gevolgd als leidraad voor de vaststelling van de buitengerechtelijke incassokosten. In het geval van een VvE en een wanbetalend lid zou dan de wettelijke bepaling nog steeds toegepast kunnen worden, zonder de relatie tussen VvE en lid noodgedwongen als overeenkomst te kwalificeren.

Als laatste advies aan de VvE’s die te kampen hebben met wanbetalers: stuur voordat aanspraak gemaakt wordt op welke kostenvergoeding dan ook, eerst een viertien-dagen-brief. In deze aanmaning mogen nog geen incassokosten opgeeist worden, maar er dient wel een aankondiging in te staan, namelijk dat er incassokosten verschuldigd zullen zijn, indien niet binnen 14 dagen betaald wordt. Zorg voor een termijn van 14 dagen tussen de dag van versturen en de uiterste betaaldag. Bovendien zul je -als VvE kun je BTW niet verrekenen- melding moeten maken van het feit dat je geen BTW kunt verrekenen, waardoor de incassokosten met BTW verhoogd zullen worden. En beperk voor zover mogelijk de buitengerechtelijke kosten tot de wettelijke normeringen. Daarmee loop je het minste risico: als de rechter in een incassoprocedure alsnog de wettelijke regeling inzake normering van incassokosten van toepassing verklaard, heb je aan de wettelijke eisen voldaan en wordt de vordering niet vanwege een vormvereiste afgewezen.

Voor meer informatie over buitengerechtelijke incassokosten of over de incasso van bijdragen neemt u vrijblijvend met Schuurs Advies contact op: 06-1500 3207 of mail@schuursadvies.nl.

Volledige uitspraak: ECLI:NL:GHAMS:2015:3936