Vergaderen op afstand
Vergaderen op afstand is voor vereniging van eigenaars niet mogelijk zonder wijziging van het splitsingsreglement. Althans, dat is strikt juridisch genomen zo. Een spoedwet die inmiddels aan de Tweede Kamer is aangeboden (8 april 2020) moet daar (tijdelijk) verandering in brengen.
In artikel 2:38 lid 6 BW is bepaald, dat leden hun stem via een elektronisch communicatiemiddel kunnen uitbrengen, als de statuten dat mogelijk maken. Als een eigenaar zijn stemrecht elektronisch wil uitoefenen, moet hij via het communicatiemiddel geïdentificeerd kunnen worden. Hij moet ook rechtstreeks kennis kunnen nemen van de verhandelingen van de vergadering en het stemrecht kunnen uitoefenen. De statuten kunnen bepalen, dat de de stemgerechtigde op afstand kan deelnemen aan de beraadslaging.
Dat houdt kort gezegd in dat pas als de statuten het mogelijk maken, op afstand vergaderen via vergadersoftware mogelijk is. In boek 2 BW wordt over statuten gesproken. Voor toepassing van deze bepalingen wordt het splitsingsreglement van een VvE gelijk gesteld aan de statuten. Wil een VvE digitaal vergaderen of stemmen op afstand mogelijk maken, dan zal daarvoor het splitsingsreglement en dus de splitsingsakte gewijzigd moeten worden. Bij veel VvE’s zal dat niet snel gebeuren.
Spoedwet vergaderen op afstand
Door corona en dus grote druk is er van alles mogelijk, zo blijkt. Onder meer is nu een spoedwet bij de Tweede Kamer ingediend, die het voor onder meer VvE’s mogelijk maakt om digitaal te vergaderen. Het wetsvoorstel staat bekend als ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ Het bestuur mag op basis van de spoedwet bepalen dat er vergaderd wordt zonder fysieke aanwezigheid. Als het nodig is, mag het bestuur de termijn waarbinnen verplicht verantwoording afgelegd moet worden verlengen. Weet u nog, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet er verplicht een vergadering gehouden worden om de jaarstukken goed te keuren. Dat is tot nog toe natuurlijk niet gelukt, vandaar de mogelijkheid om die termijn uit te stellen.
Aan de vergadering op afstand worden wel wat eisen gesteld, zodat minimale rechten van eigenaars geborgd zijn. In ieder geval moet een eigenaar de mogelijkheid hebben om de vergadering live te volgen, via livestream met audio of met audio en beeld. Ook moet een eigenaar de mogelijkheid hebben om vragen te stellen. Dat kan, door de vragen vooraf in te dienen. Deze vragen moeten dan tijdens de vergadering behandeld worden. Danwel moet het mogelijk zijn dat eigenaars tijdens de vergadering vragen kunnen stellen.
Als een eigenaar niet optimaal kan deelnemen aan de vergadering, wordt door de spoedwet geregeld dat dit niet direct tot nietigheid van het besluit leidt. Besluitvorming is dan in beginsel geldig. Natuurlijk mag je een eigenaar niet doelbewust monddood maken.
De spoedwet die het mogelijk maakt om toch te vergaderen zonder fysieke aanwezigheid heeft een beperkte geldigheid. Dat is uitzonderlijk voor wetgeving. De wet geldt in beginsel van 23 maart tot 1 september 2020. Natuurlijk is er een mogelijkheid ingebouwd voor de wetgever om deze termijn te verlengen. Maar de strekking is dat deze maatregelen tijdelijk zijn. Als de coronacrisis is bedwongen, zal alles weer terugkeren naar het oude of in ieder geval de regels met betrekking tot vergaderen…
